Un amigo mio me ha pedido que le de los 5 o 10 motivos clave por los cuales una PYME debería implementar un sistema de inteligencia de negocio y, durante unos minutos he estado intentando hacer una lista, curiosamente he llegado a la conclusión de que una enumeración de motivos es absurda, es más, solo existe un motivo: La inteligencia de negocio brinda a las empresas la posibilidad de tomar decisiones basadas en hechos reales, objetivos y contrastados y en consecuencia a definir su estrategia y a realizar su seguimiento.

Salpicadero

A buen entendedor pocas palabras hacen falta. Tomemos el ejemplo de un coche. ¿A alguien se le ocurriría comprar un coche sin indicador de nivel de gasolina, sin velocímetro o sin el chivato del aceite? La respuesta es obvia, todos sabemos que si no tenemos indicador de gasolina nos podemos quedar tirados en la carretera, que sin velocímetro estamos sujetos a nuestra pobre percepción de la velocidad y por tanto expuestos a accidentes y a recibir a menudo fotografías de los radares de tráfico, que sin el chivato del aceite nos podemos enfrentar a una rotura del motor que nos puede costar un ojo de la cara.

Es curioso, pero la mayoría de las pymes disponen de aplicaciones informáticas de gestión, en muchos casos costosas, que solucionan ampliamente la operativa de la empresa. Circuito de compras, logística, producción, ventas, contabilización, etc. Estas aplicaciones, que por lo general funcionan de manera correcta, almacenan en la base de datos una gran cantidad de información, información muy valiosa que, sin embargo, permanece allí inmóvil, inaccesible, olvidada. Hay una tendencia en muchas empresas, sobre todo en las pequeñas, a pensar que el conocimiento subjetivo del negocio y la intuición son suficientes y que si tienen la información a nivel financiero, a nivel de cuenta de explotación es bastante para valorar el funcionamiento del negocio.

Siguiendo la analogía del coche, simplemente decir a estas empresas que están sujetas a quedarse tiradas en la carretera, a la rotura del motor, es decir están sujetas a la pérdida de beneficio. La cuenta de explotación que utilizan como punto base de su sistema de información no refleja lo que está pasando sino lo que ya ha pasado, de hecho a los indicadores de la cuenta de explotación se les suele llamar “indicadores fúnebres” ya que cuando señalan pérdidas es posible que ya no exista una solución.

El conocimiento de lo que está pasando es básico tanto para mejorar como para impedir que cualquier mal funcionamiento acabe afectando negativamente a la cuenta de explotación. No saber que el grado de satisfacción de nuestros clientes está bajando, que el nivel formativo de nuestros empleados se está degradando o que nuestros clientes están troceando cada vez más los pedidos puede ser el equivalente a no tener el chivato del aceite, llegará un momento que se traducirá en bajada de ventas y pérdida de beneficio, es decir en rotura del motor que quedará reflejado en la cuenta de explotación.

Dicho todo esto si que me permito enumerar algunos beneficios que nos puede aportar el business Intelligence:

  • Alto retorno de la inversión ya que las decisiones se tomarán de manera totalmente objetiva con datos reales a tiempo real mejorando el beneficio (rebajar costes y aumentar ingresos) y aumentando la competitividad.
  • Un único criterio centralizado y sin esfuerzo de explotación de los datos permitiendo a todos los empleados de la empresa seguir las mismas pautas de interpretación de la información.
  • Dedicar el tiempo a analizar la información en vez de dedicarlo a generarla.
  • Obtener el valor verdadero de nuestra aplicación de gestión o ERP en el sentido de descubrir información que no es evidente. En el día a día no nos damos cuenta de patrones, pautas de comportamiento, tendencias o evoluciones en el consumo que el sistema de Business Intelligence sacará a la luz.
  • Posibilidad de entrar en la cultura de la mejora continua mediante el establecimiento de objetivos estratégicos y su posterior seguimiento mediante cuadros de mando, detectando a tiempo las desviaciones y adoptando las acciones correctivas rápidamente.

Saludos