Estoy muy contento de haber liderado un proyecto exitoso en el sector del retail y me gustaría compartirlo con todos vosotros

Antecedentes

El Grupo Escudero es propietario de diferentes negocios en La Jonquera, entre los que se encuentran varios supermercados, varios restaurantes, un hotel y una tienda de deportes.

El Grupo Escudero, emprendedor por naturaleza,  se encuentra en constante expansión, en estos momentos está construyendo un gran supermercado y un “outlet” de más de 10.000 metros cuadrados.

El Grupo ha sufrido un rápido crecimiento en los últimos 15 años, sin embargo, este crecimiento no ha ido acompañado de un crecimiento acorde en las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), representando éstas, un cuello de botella para su expansión y sobre todo para la apertura de nuevos negocios.

La próxima apertura de un supermercado supone para el grupo un nuevo punto de inflexión en el planteamiento de un cambio en las TIC. Una infraestructura tecnológica descentralizada, la dispersión y la duplicación de la información van a entorpecer su apertura.

Es la intención del grupo cambiar esta sinergia negativa y aprovechar todas las ventajas que las TIC puede brindar a sus empresas.  De esta manera, bajo un criterio acertado y de bajo riesgo y con el objetivo final de tener unas TIC totalmente alineadas con  su organización,  su intención es la de provocar un cambio tecnológico en uno de sus supermercados, exportar esta solución a los demás supermercados y en concreto al de próxima apertura y más tarde abordar el cambio tecnológico del resto de los negocios.

Objetivos.

Desde el grupo se ha enfocado el proyecto hacia la obtención de los siguientes objetivos empresariales:

  • Control sobre la organización y mejora de su eficiencia. A nivel de dirección es fundamental facilitar la toma de decisiones basada en información analítica, fiable y a tiempo real de los distintos negocios del grupo. A nivel operativo es necesaria la automatización, la eliminación de tareas repetitivas y el establecimiento de procedimientos administrativos simples y claros que garanticen su eficiencia y la ausencia total de errores.
  • Reducción de costes. El gasto principal en la venta al detalle se encuentra en la cadena de aprovisionamiento y concretamente en las compras, en este sentido el control y evaluación de los proveedores y de sus productos es uno de los objetivos centrales. La posibilidad de estudiar exhaustivamente los márgenes y hallar los precios de venta óptimos debe desembocar en la obtención del máximo beneficio económico.
  • Mejora en la atención al cliente. Al igual que en las demás organizaciones, el cliente es el activo principal del negocio. La solución deberá incorporar elementos para su análisis, así  como herramientas para su fidelización (tarjeta cliente, cupones, cheques regalo, ofertas, promociones…). Al tratarse de negocios al detalle y mayoritariamente de supermercados, es muy importante conseguir el fast check out en todos los puntos de cobro, así como garantizar la fiabilidad y control de todas las transacciones económicas.
  • Flexibilidad y escalabilidad. El Grupo Escudero es emprendedor por naturaleza. Es muy importante que la tecnología pase de ser un problema a ser una ayuda tanto en la creación de nuevos negocios como en la ampliación de los existentes.

A nivel de dirección de las TIC se han establecido los siguientes objetivos tecnológicos:

  • Alta disponibilidad de los sistemas. Los negocios del grupo están abiertos los 365 días del año. Es necesario garantizar la disponibilidad de los elementos del front-office absolutamente todos los días del año y durante todas las horas en que los establecimientos están abiertos al público, en caso contrario se producirían importantes pérdidas de negocio.
  • Eliminación de brechas tecnológicas. Para no incurrir en la brecha que ha dado lugar a este proyecto, es necesaria una adaptación continua a las nuevas tecnologías que tiene que venir tanto de la mano del fabricante de la solución como del partner que la implante. Hay que pasar del sistema push actual, donde la empresa tiene que solicitar mejoras al fabricante, a un sistema pull futuro donde el fabricante, en forma de versiones, ofrece mejoras continuas a la empresa.
  • Simplificación y estandarización de la infraestructura tecnológica. Dentro de la medida de lo posible hay que promover una única solución integral para todos los negocios y áreas del grupo. Esta solución debe seguir las tendencias del mercado de las TIC y ofrecer los estándares necesarios que aseguren su continuidad así como la interoperabilidad con otros sistemas de terceros.
  • La solución debe seguir los criterios propios de la ingeniería de software/hardware: Seguridad, extensibilidad, adaptabilidad, escalabilidad e interoperabilidad. En este punto hay que subrayar el elemento adaptabilidad. Sin necesidad de profundidad en el paradigma de quien se debe adaptar a quien, si el software al negocio o el negocio al software, el ERP debe disponer de un entorno de desarrollo que permita llevar a cabo cualquier adaptación solicitada que no pueda ser resulta por el sistema de parametrización.

La solución

En base a los objetivos principales y al conjunto de requerimientos tanto funcionales como no funcionales, se ha explorado el mercado para buscar la solución idónea. Después de hacer una primera criba importante, se han estudiado a fondo 4 de las soluciones, cada una de ellas perteneciente a un fabricante y a un partner distinto.

El estudio se ha realizado exhaustivamente siguiendo criterios ortodoxos y totalmente objetivos, utilizando en el tramo final un sistema de valoración ponderado.

Porque se ha escogido Dynamics Nav

La decisión se ha tomado en base a tres puntos clave:

  • Dynamics Nav es una de las apuestas más seguras del mercado del ERP. Lo avala el hecho de que el fabricante sea una de las empresas de software más grandes del mundo y que en estos momentos disponga de más de 90.000 clientes y de más de 1 millón de usuarios y con presencia en más de 40 países, en España dispone de nn…. . El mantenimiento de un ERP requiere grandes inversiones en I + D para incorporar nuevas funcionalidades de negocio y adaptarse a las tecnologías emergentes y Microsoft es una garantía de continuidad e innovación (se ha demostrado en las últimas versiones 2009 R2 y 2013 así como en el roadmap del producto).
  • Porque dispone de un framework de trabajo integrado para el desarrollo que permite realizar de manera muy eficiente adaptaciones y nuevos desarrollos tanto de pequeña como gran envergadura, todos ellos totalmente integrados con la funcionalidad estándar.  Su arquitectura abierta basada en Web Services permite realizar desarrollos en otros lenguajes como .NET e integrar otras plataformas. Todo esto asegura que no habrá ningún requerimiento del grupo que no se pueda llevar a cabo.
  • La red de partners existente en España y el alto número de profesionales dedicados a Navision asegura un nivel de cautividad muy bajo. El partner, que es punto clave en este tipo de soluciones, puede ser substituido si no responde a las expectativas establecidas.

Porque el add-on LS Retail

  • Porque a nivel funcional encaja como un guante en absolutamente todos los negocios dedicados al sector de venta minorista y sobre todo con los procesos más críticos del supermercado. LS Retail ofrece una solución específica y a la vez integrada en la misma plataforma para todos los negocios del grupo (Supermercados, tienda de deportes, tiendas de conveniencia, restaurantes, etc.)
  • Por su robustez, avalada por 2000 clientes en todo el mundo, que representan un total de 39.000 tiendas y 80.000 terminales punto de venta. Muchos de estos clientes son cadenas de supermercados.
  • Por su arquitectura adaptable y escalable.  Su sistema de replicación de datos y su amplia funcionalidad  permiten diseñar a nivel muy granular tanto la infraestructura de hardware, comunicaciones y software como la definición de las funciones que serán realizadas en el back-office y las que lo serán en el front-office. LS Retail posee desde simples tiendas con un solo TPV hasta largas cadenas con más de 50 TPV en cada tienda.

Implantación

Se implantó el ERP Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 en versión roles y el add-on LS Retail para 12 usuarios. Se implantaron 17 TPVs en el supermercado, 1 TPV en la Bodega y 2 TPV’s más en la tienda de ropa de deporte, anexa al supermercado. Para mejorar la gestión in situ del supermercado y para controlar los flujos de mercancía de los almacenes se utilizan 5 PDAs ejecutando una aplicación desarrollada en .NET que se comunica con Navision mediante Web Services.

Gestión de la cadena de aprovisionamiento.

Manejar más de 10.000 productos subministrados por más de 200 proveedores y ubicados, a parte del supermercado, en dos almacenes externos es una tarea sujeta a muchas imprecisiones y a muchos errores humanos que finalmente se traducen en costes económicos. Para solucionarlo se ha establecido un flujo de trabajo donde, desde la decisión de reposición o compra hasta la salida del producto por el TPV, pasando por su almacenaje, no existe ni una sola entrada de datos de forma manual. Basar toda la gestión de la cadena de aprovisionamiento en el sistema de identificación del producto por código de barras ha sido uno de los grandes aciertos del proyecto.

Tres son los puntos que podemos destacar como claves en esta parte:

  • La utilización de dispositivos PDA táctiles con lector de código de barras trabajando en tiempo real ha dado tanto al responsable del supermercado como a los responsables de cada uno de los almacenes, la posibilidad de poseer el conocimiento y el control necesarios para gestionar su área de forma muy eficiente y libre de errores. En este sentido, en los dispositivos, se pueden realizar de forma itinerante, las siguientes funciones:
    • Creación de la demanda a proveedores desde el supermercado en base al consumo en las estanterías.
    • Verificar de forma exhaustiva las recepciones de producto.
    • Gestión del sistema de transferencia entre almacenes. Peticiones, envíos y recepciones.
    • Recuento de producto en caliente.
    • Creación de los abonos por roturas, caducidades, etc.
    • Identificación de productos, comprobación de precios, consultas de existencias en tiendas y almacenes, pedidos pendientes, impresión de etiquetas para estantería, producto, para pales…
    • Introducción de equivalencias entre códigos de barras y unidades de medida.
    • Gestión de gamas de producto.
  • El intercambio de información vía FTP con los proveedores más importantes ha agilizado los procesos y ha disminuido la intervención manual y por tanto los errores.  Se ha trabajado, sobre todo, la integración de las tarifas de compra y de las ofertas, así como la actualización de datos maestros de los artículos, como son referencias proveedor, códigos de barras y unidades de medida. Por otro lado, se ha realizado intercambio de documentos comerciales de compra como pedido, albarán y factura.

Cabe destacar en este apartado la espectacular incidencia que ha tenido la recepción del albarán / factura electrónica previa a la recepción del género. Durante la fase de análisis se dio por supuesto que la utilización de la PDA para verificar las recepciones de producto se traduciría en un mayor control pero también en un aumento significativo en el tiempo de recepción, sin embargo, al implantar el intercambio electrónico, no solo se ha reducido ampliamente el tiempo de recepción sino que también se han eliminado las tareas administrativa posteriores.  En la mayoría de casos, mientras se coloca el producto recibido en las estanterías, la factura ya se ha contabilizado y se encuentra en la previsión de pagos.

  • En el negocio que nos ocupa, el gasto más importante representado en la cuenta de explotación se encuentra en la cuenta de compras. En este apartado las nuevas tecnologías han jugado un papel importantísimo ya que han garantizado que la compra se realice siempre al proveedor que, dentro de los criterios establecidos de calidad, tenga el precio más competitivo. A diario, absolutamente toda la demanda generada en distintos puntos de la compañía, se concentra en una hoja de trabajo donde de manera asistida y muy simple, se transforma en pedidos de compra al mejor proveedor de cada producto y/o en órdenes de transferencia a los almacenes si poseen stock suficiente para satisfacerla. Con el ahorro económico que supone este sistema podemos establecer un ROI del proyecto a menos de 2 años.

Terminales punto de venta

El impacto de la implantación del software de TPV de LS Retail se puede esquematizar de la siguiente manera:

  • Los TPV funcionan de manera off-line replicando con el servidor central cada 15 minutos (configurable). Esto garantiza tanto la continuidad del negocio ante posibles fallos de comunicaciones o ante la caída del servidor central y al mismo tiempo la monitorización de las ventas en tiempo real.
  • Se ha conseguido el fast check-out en la línea de caja de salida eliminando las colas que antaño se establecían en determinados periodos. Esto se ha conseguido gracias a:
    • Creación de un perfil de TPV con mapeo de teclas donde existe una mínima intervención por parte de las cajeras a la hora de realizar la venta.
    • 100% de los productos con un código de barras reconocido por el sistema, ya sea códigos referentes a productos unitarios, referentes a distintas unidades de medida del producto, a productos por peso o a productos etiquetados con el precio. Se ha eliminado la codificación de productos “Varios”.
    • Sistema de cobro por EFT (Electonic Funds Transfer) que ha reducido significativamente el tiempo de cobro y también los errores que se producían al tener que ingresar el importe de la venta en los antiguos datafonos.
  • Se ha mejorado el sistema de seguridad. En el TPV, solo los encargados del supermercado puede realizar tareas específicas como anulación de tickets, cambio de precios, devoluciones de venta, aplicación de descuentos especiales, etc. Por parte de las cajeras no es posible ninguna manipulación en el precio. Además en el backoffice se puede realizar una auditoria de todas las situaciones especiales.
  • La solidez del software de TPV, al igual que la del sistema de sincronización, ha sido avalada por la ausencia total de problemas en los primeros meses de la implantación
  • Aplicación de ofertas, promociones y fidelización de clientes. Dentro de la línea de atención al cliente estos son elementos muy valorados. LS Retail ofrece una amplia funcionalidad en este sentido.
  • El TPV táctil de la parte de bodega del supermercado y los dos TPV también táctiles de la tienda de ropa deportiva conviven perfectamente con los TPV fast check-out de la línea de salida del supermercado gracias a la posibilidad que ofrece LS Retail de mantener integrados distintos perfiles de TPV.
  • Declaración diaria de cierre de TPV por empleado muy simple.

Gestión financiera

En esta parte se ha producido un cambio de filosofía. La gestión financiera ha pasado de ser una entrada manual de apuntes en función de los documentos impresos recibidos de las distintas áreas de la empresa a ser el resultado automático de la gestión que se produce en cada uno de lo departamentos.

Con Microsoft Dynamics NAV se ha integrado la gestión financiera de todas las empresas del Grupo Escudero en un único sistema informático. Además de mejorar el flujo de información entre departamentos, se facilitan las tareas contables, como la consolidación de las empresas del grupo.

Logística

La funcionalidad estándar ofrecida por Microsoft Dynamics Nav ha cubierto todas las necesidades en cuanto a los procesos de control de la entrada, almacenamiento y salida de productos tanto del supermercado como de los almacenes externos. La aplicación realizada en la PDA para facilitar y controlar las recepciones, envíos y el recuento en caliente ha contribuido a garantizar la fiabilidad de la información introducida.

Análisis de la información

El gran volumen de transacciones de venta (más de 7 millones de líneas de ticket anuales), la necesidad de integrar la información histórica del anterior sistema de gestión y la posibilidad de consolidar información de distintas empresas han hecho imprescindible la construcción de un datawarehouse. Para ello se ha utilizado Microsoft Analisys Services y Microsoft Integration Services.

Para cubrir las necesidades de reporting operativo y análisis básico el usuario utiliza la amplia variedad de consultas e informes subministrados por Microsoft Dynamics Nav y LS Retail.

Para un análisis de datos más avanzado y para realizar interrogaciones ad-hoc el usuario utiliza Microsoft Excel contra los cubos OLAP del datawarehouse.

Para los informes analíticos y cuadros de mando de dirección se ha utilizado Minimoid de manera totalmente integrada en el cliente por roles de Microsoft Dynamics Nav.